Un nuevo aspecto cubierto por el RGPD es el período que podemos retener los datos de los clientes con los que mantenemos una relación comercial (¿Cuánto tiempo retenemos los datos?), puesto que el RGPD solicita decidir y comunicar cuánto tiempo se conservan los datos personales antes de eliminarlos por completo porque ya no son útiles.

Definir un tiempo de obsolescencia no es fácil y está estrictamente relacionado con el negocio y la relación entre el cliente y el proveedor. Por ejemplo, decir que una cuenta se eliminará después de dos años no tiene sentido. Lo que hay que señalar es cuánto tiempo se conserva una cuenta inactiva con sus datos.

El artículo 5.1.e del RGPD establece y regula el denominado «principio de limitación del plazo de conservación» (también reconocido en la LOPDGDD) y nos dice que los datos:

• Deberán ser mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales […] Los datos podrán conservarse durante periodos más largos siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos.
• De acuerdo a la AEPD, será el responsable del tratamiento y, en su caso, el encargado del tratamiento quienes deban decidir por cuánto tiempo se conservan los datos personales recabados, siempre atendiendo a los principios que hemos citado más arriba, así como a aquellas leyes sectoriales que establezcan sus propios plazos de conservación para la documentación relacionada.

En jlb Studio, con la última actualización del RGPD, rastreamos la «última actividad» de un suscriptor o cliente. La última actividad es un concepto generalizado, podría ser un clic en un correo electrónico, un cambio de perfil, una visita a un blog, una compra o una renovación de servicios.

Teniendo ese último tiempo de actividad, jlb Studio como responsable de los datos, elimina al 4º año todas las cuentas inactivas, cuentas no confirmadas, rebotadas y dadas de baja aunque todavía resulten confirmadas.